MATA KULIAH : PEMERIKSAAN MANAJEMEN

RESUME BAB 3

Pemeriksaan manajemen merupakan salah satu fungsi departemen pemeriksaan internal. Sistem perencanaan dan pengendalian yang baik juga harus dirancang untuk departemen pemeriksaan internal. Manajer deartemen pemeriksaan interal perlu melibatkan partisipasinya dalam proses penyusunan tujuan, wewenang, dan tanggung jawab departemennya.  Tujuan, wewenang, dan tanggung jawab departemen ini disahkan oleh manajemen puncak atau badan lain yang mempunyai wewenang untuk mengesahkannya.

Tujuan departemen pemeriksaan internal yang telah disahkan merupakan dasar untuk menyusun rencana jangka panjang departemen ini. Perencanaan jangka panjang biasanya disusun dalam bentuk program. Proses penentuan program tersebut disebut penyusunan program. Penyusunan program departemen pemeriksaan internal merupakan proses pembuatan keputusan program-program utama yang akan dilaksanakan oleh departemen ini beserta alokasi sumber-sumber dana untuk setiap program.

Dalam penyusunan program departemen pemeriksaan internal perlu dipertimbangkan skala prioritas yang disusun berdasarkan atas besarnya dana yang dialokasikan untuk departemen ini. Perencanaan merupakan suatu proses yang secara bersinambung memerlukan penyesuaian dan koreksi terhadap keadaan dan kondisi yang menyimpang dari yang diramalkan. Oleh karena itu, perencanaan jangka panjang dalam bentuk program tersebut perlu dirinci ke dalam perencanaan jangka pendek.

Manajer depertamen pemeriksaan internel berkewajiban untuk menyusun usulan anggaran kegiatan departemennya . usulan anggaran tersebut disampaikan kepada manajemen puncak atau dewan komisaris untuk ditelaah , didiskusikan, dan disahkan. Dalam menyusun anggaran perlu disajikan secara rinci mengenai jadwal kegiatan pemeriksaan, staf yang melaksanakan, dan anggaran pemeriksaaan yang disusun untuk setiap kegiatan dan waktu. System anggaran yang baik dirancang agar :

1.      Dapat menyediakan laporan periodik menganai data kegiatan sesungguhnya dibandingkan dengan anggarannya.

2.      Dapat menyajikan informasi menganai pertangggungjawaban pelaksanaan rencana oleh setiap unit yang ada dalam departemen pemeriksaan internal

3.      Data menyajikan informasi mengenai penyimpangan yang teradi pada berbagai peringkat manajemen di bawah departemen pemeriksaan internal.

Anggaran tahunan departemen ini harus dirinci kedalam anggaran bulanan, dalam perusahaan yang memiliki departemen emeriksaan interal yang besar, mungkin perlu merici anggaran bulanan kedalam aggaran mingguan. Setiap bulan harus disusun laporan bulanan mengenai perbandinga antara anggaran dan realisasinya. Laporan bulanan ini mempunyai manfaat sebagai berikut :

1.      Bagi manajer proyek pemeriksaan internal, laporan ini bermanfaat untuk mengetahui masalah dan hambatan-hambatan yang timbul dalam pemeriksaan dan mendiskusikan cara-cara mengatasinya dengan para staf yang bertugas.

2.      Bagi manajer departemen pemerksaan internal, laporan ini bermanfaat untuk menganalisis dan mengevaasi penyimpangan yang terjadi sehingga dapat segera mengatasi hambatan-hambatan dalam pelaksanaan rencana.

3.      Bagi manajemen puncak atau dewan komisaris, laporan ini bermanfaat untuk menelaah apakah pelaksanaan anggara tersebut dapat memberikan sumbangan terhadap pencapaian tujuan departemen pemeriksaan.

Manajemen dengan tujuan adalah proses penyusunan anggaran yang mewajibkan penyusun anggaran mengajukan usulan untuk melaksanakan pekerjaan khusus tertentu dan menuntukan cara ntuk mengukur pelaksannaan pekerjaan tersebut. Namun, manajemen dengan tujuan dapat digunakan untuk menentukan tujuan, menyusun rencana kegiatan beserta anggarannya, serta mengendalikan kegiatan tersebut. Konsep penting yang dapat dimanfaatan dai manajemen dengan tjuan adalah : (1) manajemen memusatka perhatiannya pada hasil, dan bkan pada prose, (2) tujuan ditentukan lebih dahulu sebagai hasil yang diharapkan.

Penerapan manajemen dengan tujuan dalam pemerikaan manajemen data digolongkan ke dalam dua jenis kegiatan manajemen, yaitu :

1.      Masalah organisasi dan perencanaan departemen pemeriksaan ang meliputi :

a.       Penentuan manfaat organisasi

Kegiatan manajer pemeriksaan harus memusatkan pada pencapaian tujuan organiasi yaitu pelaporan terhadap efisiesi, efektifitas, dan kehematan pusat-psat pertanggngjawaban dalam menggunakan sumber-sumber organisasi yang sifatnya terbatas sesuai dengan peraturan atau kebijakan yang telah ditentukan untuk pusat pertanggungawaban tersebut.

b.      Penentuan tujuan organisasi

Tujuan organisasi departemen pemeriksaan harus disusun engan mendasarka pada manfaat yang dapat diberikan oleh departemen pemeriksaan. Tujuan departemen pemeriksaan merupakan ernyatan mengenai sasaran yang aka diaai sehingga tujuan harus dapat ditentukan dengan jelas agar memungkinkn pengukuran terhadap penapaian tujuan.

c.       Penyusunan Rencana kerja pemeriksaan tahunan

Rencana kerja tahunan deperamen pemeriksaan internal disusun dari rencana kerja jangka panjang. Penyusunan rencana kerja pemeriksaan tahunan tergantung ada anggara pemeriksaan yang disediakan dalam periode tertentu. Langkah-langkah dalam penentuan rencana kerja pemeriksaan tahunan adalah sebagai berkut :

(a)    Penentuan prioritas pemeriksaan

Untu menentukan pusat pertanggungjawaban, atau bagian organisasi, atau objek lainnya yang akan diperiksa dapat digunakan beberapa pertimbangan sebagai berikut: rsiko relative, pertimbangan pemeriksaan luar atau manajemen, kurangnya informasi obyek yang akan diperiksa, keluhan yang diterima, peraturan, perubahan lingkungan yang signifikan, pelayanan masalah maajemen, dan masukan dari manajemen atas dan penguasa lain yang lebih tinggi.

(b)   Pemilihan obyek Pemeriksaan

Pemilihan prioritas obyek yang diperiksa, enunjukan staf yang ahli untuk melaksanakan pemeriksaan obyek emeriksaan yang sifatnya kritis, serta megintegrasi berbagai macam pemeriksaan kedalam jadwal emerksaan tahunan merupakan masalah yang cukup rumit yang dihadapi oleh manajer pemeriksaan. Beberapa pertimbangan penting dalam pennuntuan obyek yang diperiksa dan tersediannya waktu staf pemeriksa adalah sebagai berikut : cuti dan libur, waktu pendidikan dan pelatiahn, waktu untuk kegiatan umum, dan waktu yang hilang di proyek.

(c)    Penentuan Usulan Pemeriksaan Tahunan

Usulan yang ditentuakn untuk pemeriksaan tahunan tersebut hedaknya memuat tujuan pemeriksaan, luasnya pemeriksaan, dan team pemeriksa untuk tiap obyek yang akan diperiksa. Infomasi yang digunakan untuk merinci usualan pemeriksaan adalah sebagai berikut : pendahuluan, daftar perkembangan pemeriksaan yang sedang berlangsung, daftar usulan pemeriksaan baru yang akan dilaksanakan, pemerksaan yang tidak direkomendasikan untuk dilaksanakan dan alas an keberatan pemberian rekomendasi, pernyataan mengenai metode-metode dan teknik-teknik pemeriksaan yang dikembangkan untuk pemeriksaan tahunan yang direncanakan, penyusunanjadwal waktu pemeriksaan, kuangnya waktu dan keahlian pemeriksaaan internal sehingga perlu mggunakanakuntan ublik untuk membantu pemeriksaan.

(d)   Pengesahan renana pemerksaan tahunan

Atas dasar usulan pemeriksaan tahunan yang telah diusun oleh departemen emeriksaan, manajemen puncak atau badan lain yang berwenang memutuskan rencana pemeriksaan ahunan menelaah usulan tersebut dan mengesahkan usulan rencana pemeriksaan yang disetujui, setelah itu dikirimkan kembali kepada departemen pemerikaan dan tembusannya dikirim kepada manajer bagia organisasi yang diperiksa.

2.      Fungsi Manajemen yang khusus berhubunga dengan pengelolaa pemeriksaan yang meliputi:

a.       Perencanaan dan pengorganisasian pemeriksaan

Struktur team pemeriksa terdiri atas ketua team,  pemeriksa (auditor), dan asisten pemeriksa. Ketua team pemeriksa bertanggung jawab atas : (a) perencanaan dan pengorganisasian pekerjaan pemeriksaan, (b)pengarahan dan pengendalian pekerjaan pemeriksaan, penentuan beban tugas-tugas para pemeriksa, penelaahan pekerjaan pemeriksa yang sudah selesai, dan pengkoordinasian laporan final.

Pemeriksa bertanggung jawab  atas : a. perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan pemeriksaan yang dibebankan oleh ketua team kepadanya, b. penentuan beban tugas untuk asisten pemeriksa, c. penyajian penemuan- penemuan yang berhubungan dengan beban tugas pemeriksaannya. Selain hal tersebut tersebut ada asisten pemeriksa yang bertanggungjawab atas : a. pelaksanaan tugas-tugas yang dibebankan oleh pemeriksa kepadanya, b. penyusunan kertas kerja yang berhubungan dengan tugas pemeriksaannya. Dari hal di atas, rincian tugas team pemeriksa tampak bahwa perencanaan dan pengorganisasian merupakan tugasnya. Tujuan perencanaan dan pengkondisian adalah agar pekerjaan pemeriksaan dapat dilaksanakan dengan efisien dan efektif. Tugas ini merupakan tugas terpenting ketua team pemeriksa dalam pengelolaan pemeriksaaan yang ditugaskan kepadanya. Fungsi pengelolaan dalam perencanaan dan pengorganisasian meliputi tiga kegiatan pokok sebagai berikut: a. penelitian pendahuluan, b. perencanaan pemeriksaan, c. pengorganisasian, d. pengorganisasian pemeriksaan.

Dalam hal penelitian terdahulu, dilaksanakan sebelum pemeriksaan dilaksanakan. Dalam kegiatan ini ketua team menelaah informasi umum yang relevan dengan perencanaan pemeriksaan. Tahap ini diperlukan agar team pemeriksa dapat mengetahui dengan baik deskripsi sifat, struktur, dan kegiatan obyek yang diperiksa sehingga memungkinkan penyusunan rencana pemeriksaan yang akurat agar tujuan pemeriksaan dapat dicapai. Informasi dari penelitian pendahuluan memungkinkan untuk menentukan refrensi khusus atas masalah sumber data yang harus dianalisis, orang-orang yang diwawancarai dalam pemeriksaan, dan prosedur-prosedur yang dites. Data yang dikumpulkan dalam pemeriksaan pendahuluan biasanya meliputi : a. tanggung jawab organisasi yang diperiksa, b. staf organisasi yang diperiksa, c. tujuan organisasi yang diperiksa, d. akuntansi manajemen dan akuntansi keuangannya, e. kebijakan pokok organisasi yang diperiksa, f. prosedur dan pelaksanaan pekerjaan pada organisasi yang diperiksa.

Penelitian pendahuluan harus direncanakan dengan seksama sebab mutu penelitian pendahuluan sangat menentukan mutu pemeriksaan. Penelitian pendahuluan harus direncanakan oleh ketua team sebagai berikut: a. Daftar semua tujuan pemeriksaan yang akan dicapai, b. Daftar tugas-tugas pokok yang perlu dilaksanakan untuk mendukung pencapaian tiap tujuan pemeriksaan, c. Daftar kertas kerja yang harus dibuat untuk setiap tugas dan dokumentasi yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas, d. urutan logis struktur dan tugas pemeriksaan.

Tujuan penelitian pendahuluan dapat digolongkan menjadi tiga yaitu : a). Tujuan Perencanaan, b). Tujuan informasi, c). Tujuan pengadministrasian pemeriksaan. Tujuan perencanaan pada penelitian pendahuluan adalah agar dapat menentukan semua pekerjaan yang harus dilaksanakan dalam perencanaan pemeriksaan. Oleh karena itu, dalam penelitian pendahuluan perlu disusun daftar pekerjaan untuk menjamin bahwa semua pekerjaan perencanaan dilaksanakan, didokumentasikan, disahkan dengan semestinya. Tujuan informasi pada penelitian pendahuluan dirancang untuk mengembangkan data pendukung yang relevan dengan luasnya pemeriksaan. Kata kunci dari informasia adalah “menjelaskan”. Oleh karena itu, salah satu tujuan pemeriksaaan pendahuluan untuk mengumpulkan informasi yang dapat menjelaskan, misalnya : menjelaskan sturkur organisasi, menjelaskan sistem akuntansi manajemen  dan sistem informasi keuangan, menjelaskan kerangka kebijakan  dan hokum, dan sebagainya. Dalam penelitian pendahuluan ini pula, ketua team pemeriksa harus menyusun  daftar informasi yang diperlukan sesuai dengan lingkup pemeriksaan yang direncakan. Informasi tersebut dapat diperoleh melalui wawancara anggota staf organisasi yang diperiksa, mengumpulkan dan menelaah kebijakan dan manual prosedur, menelaah sistem infomasi yang digunakan oleh organisasi yang diperiksa, meneliti dasar hokum dan peraturan, menganalisis informasi keuangan dan pemeriksaan sebelumnya, dan menelaah dokumentasi lainnya. Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang sesuai dengan tujuan ,tugas-tugas dan lingkup pemeriksaan. Sedangkan tujuan pengadministrasian pemeriksaan adalah agar penyusunan rencana pemeriksaan dapat membantu mengelola departemen pemeriksaan dapat membantu mengelola departemen pemeriksaan dalam pengadministrasian sebagaimana mengelola departemen akuntansi dalam melaksanakan tugas administrasi dan tugas pengawasan. Pengadministrasian pemeriksaan meliputi : pelaporan perkembangan, penelahaan kertas kerja, dan penyusunan instruksi terinci.

Penelitihan pendahuluan mencakup pekerjaan wawancara dengan manajer organisasi yang akan diperiksa. Biasanya manajer departemen pemeriksaan, ketua team, dan pemeriksa berpartisipasi dalam wawancara. Wawancara akan efektif jika dilakukan setelah penelitian analisis pendahuluan diselesaikan. Dalam wawancara tersebut team pemeriksa : 1. Memberitahukan kepada manajer yang akan diperiksa mengenai tujuan , lingkup, dan jadwal waktu pemeriksaan, 2. Melakukan komunikasi dua arah secara terbuka dengan manajer yang akan  diperiksa agar kedua belah pihak dapat menyampaikan gagasan yang konstruktif mengenai rencana pemeriksaan yang disusun., 3. Mengajak kerja sama yang positif antara pemeriksa dengan manajer, staf, dan karyawan organisasi yang diperiksa, 4. Menanyakan informasi khusus yang diperlukan untuk menyelesaikan penelitian pendahuluan, 5. Jika diperlukan, menunjukkan wewenang untuk melaksanakan pemeriksaan.

Dalam wawancara harus dapat disediakan informasi yang diperlukan oleh manajer unit organisasi yang diperiksa. Informasi tersebut antara lain meliputi : 1. Penjelasan umum prosedur pemeriksaan terinci, 2. Nama semua anggota team pemeriksa dan garis besar luasnya wewenang dan tanggung jawab, 3. Taksiran lamanya waktu yang diperlukan oleh staf team pemeriksa untuk melaksanakan pemeriksaan., 4.Tanggapan atas pertanyaan dari manajer unit organisasi yang diperiksa atau stafnya atas prosedur pemeriksaan yang sifatnya tidak rahasia.

Dalam wawancara ketua team pemeriksa harus menanyakan kepada manajer atau staff unit organisasi yang diperiksa untuk : 1. Mengangkat salah satu anggota staf unit organisasi yang diperiksa sebagai penghubung dengan team pemeriksa, 2. Menyediakan ruangan kerja dikantornya untuk team pemeriksa, 3. Mengatur pengaksesan dokumen atau staf unit organisasi yang diperiksa yanga ada hubungannya dengan luasnya pekerjaan pemeriksaan , 4.  mengeluarkan memo kepada para anggota unit organisasi yang diperiksa agar dapat bekerja sama atau membantu pelaksanaan pemeriksaan, 5. Bersama-sama dengan ketua team pemeriksa menentukan mekanisme dan diskusi perkembangan pelaksanaan pemeriksaan, 6. Memberikan atau menjelaskan data pokok mengenai : a. Struktur organisasi dan nama manajer serta staf pada jenjang organisasi, b. kebijakan dasar dan manual prosedur yang digunakan oleh unit organisasi yang diperiksa, c. Anggaran operasi dan anggaran penanaman modal, d. kopi atau tembusan dasar hokum, peraturan, dan pengarahan, pengelolaan unit organisasi yang diperiksa, e. tujuan unit organisasi yang diperiksa, jika belum termuat dalam dokumen-dokumen tersebut diatas.

Perencanaan pemeriksaan diperlukan agar pemeriksaan dapat mencapai tujuannya.  Sebelum disusun perencanaan pemeriksaan, ketua team pemeriksa harus menjawab pertanyaan-pertanyaan dibawah ini untuk menentukan apakah luasnya pemeriksaan perlu diubah. 1. Apakah dalam tahap penelitian pendahuluan terungkap kelemahan organisasi dan luasnya pemeriksaan, 2. Apakah terjadi perubahan penting lingkungan unit yang diperiksa, misalnya adanya reorganisasi, penggantian manajer puncak, dan perubahan kebijakan baru?, 3. Apakah dalam penelitian pendahuluan terungkap bahwa tidak semua tujuan pemeriksaan akan dapat dicapai?, 4. Apakah dalam penelitian pendahuluan terungkap terjadinya kekuranganpantasan yang serius yang mengganggu konsentrasi, team pemeriksa, misalnya pelanggaran yang menyolok terhadap undang-undang dan peraturan, ketidakefisienan dan penyelewangan yang luar biasa?, 5. Apakah informasi dari penelitian pendahuluan menunjukkan perlunya dibuat penyempurnaan terhadap luas pemeriksaan.

Dalam perencanaan pemeriksaan tersebut ditentukan : 1. Tujuan dan subtujuan pemeriksaan, 2. Staf pemeriksa yang melaksanakan, 3. Jumlah waktu yang diperlukan. Setelah disusun rencana pemeriksaan harus : 1). Mendistribusikan tembusan atau foto copy rencana pemeriksaan untuk setiap anggota team pemeriksa, 2. Menentukan tugas-tugas pemeriksaan untuk tiap anggota team pemeriksa agar setiap anggota team pemeriksa dapat mengetahui wewenang, tugas, dan tanggung jawabnya, 3). Mengdakan pertemuan untuk mendiskusikan rencana pemeriksaan dan penentuan tugas tersebut dibahas tugas yang harus dilaksanakan tiap anggota team pemeriksa dapat menentukan apakah rencana pemeriksaan yang telah disusunnya perlu diperbaiki. Hal-hal penting yang didiskusikan yaitu: a). apakah anggota team pemeriksa dapat memahami tugas yang akan dilaksanakannya?, b). Apakah tugas-tugas yang dibebankan kepadanya masuk akal?, c). Apakah tugas-tugas tersebut dapat menjamin pencapaian tujuan pemeriksaan yang sudah ditentukan, atau rencana tugas-tugas tersebut perlu diperbaiki?, d) apakah batas waktu yang disediakan untuk tiap anggota team mencukupi, atau waktu taksiran tersebut perlu direvisi?

Pengorganisasian Pemeriksaan bertujuan agar pemeriksaan  dapat dilakukan dengan efisien dan efektif. Beberapa pedoman yang dapat digunakan agar pelaksanaan  pemeriksaan dapat efisien dan efektif  adalah sebagai berikut: 1. Jangan ada duplikasi pekerjaan, 2. Amati hal-hal kritis yang saling berhubungan, 3. Konsentrasi pada pekerjaan pemeriksaan yang harus dilakukan.

b.      Pengarahan dan Pengendalian Pemerikaan

Pengarahan dan pengendalian pemeriksaan manajemen meliputi dua langkah penting sebagai berikut : a). pengarahan. Kunci poko pengarahn adalah mengkomunikasikan harapan manajemen terhadap pemeriksaan manajemen secara masuk akal, lengkap, dan jelas. Ketua team pemeriksa harus mengintrepretasikan harapan manajemen tersebut ke dalam perencanaan pemeriksaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut. b). Pengendalian . terdapat 3 aspek  penting yang harus dikendalikan oleh ketua pemeriksaan. 1).  Jadwal pemeriksaan, 2). Biaya pemeriksaan, 3). Mutu pemeriksaan. Jadwal pemeriksaan adalah jumlah dan urutan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan  tahap-tahap pemeriksaaan sampai dengan tahap pemeriksaan selesai. Biaya pemeriksaan ditentukan oleh lamanya waktu yang diperlukan , lamanya waktu tersebut dinyatakan dalam jam kerja yang diperlukan oleh team pemeriksa. Mutu pemeriksaan dicerminkan oleh informasi yang dihasilkan oleh pemeriksaan. Infromasi yang bermutu harus memenuhi tiga syarat minimal yaitu yang relevan, valid dan reliable.  Mutu pemeriksaan dikendalikan melalui telaah terhadap kertas kerja pemeriksaan. Dalam telaah kertas kerja, ketua team pemeriksa menitikberatkan pada penelaahan terhadap : a) pekerjaan pemeriksaan yang telah dilaksanakan, dan b). dokumen pendukung atas temuan-temuan dalam pemeriksaan. Dalam penelahaan tersebut dibandingkan antara kertas kerja yang dibuat dengan tugas-tugas pemeriksaan yang harus dilaksanakan sesuai dengan rencana pemeriksaan yang telah disusun sebelumnya. Beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan dalam penelaahan tersebut antara lain : a. Apakah semua kertas kerja yang diperlukan telah dibuat?, b. Apakah isi dan bentuk kertas kerja telah disusun sesuai dengan instruksi khusus yang telah dibuat?, c. Apakah kertas kerja telah menyediakan dokumentasi pekerjaan pemeriksaan yang dilaksanakan?, d. Apakah metode dan teknik-teknik yang digunakan untuk menyusun kertas kerja konsisten dengan instruksi khusus untuk penugasan pemeriksaan?

Jika ketidakkonsistenan antara pekerjaan pemeriksaan yang dilaksanakan dengan penugasan yang ada dalam rencana pemeriksaan, maka harus dibuat catatan terinci mengenai ketidakkonsistenan tersebut. Langkah selanjutnya adalah menelaah isi kertas kerja. Penelaahan isi kertas kerja dapat digunakan pedoman dalam bentuk pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut: a. Apakah hasil-hasil pemeriksaan yang disajikan dikertas kerja konsisten dengan metode, prosedur, dan teknik pemeriksaan yang digunakan?, b. Apakah semua informasi yang disajikan telah diberi tanda refrensi silang dengan data pendukungnya, misalnya dengan kertas kerja lainnya atau dokumen aslinya?, c. Apakah copy dokumen asli yang berisi informasi penting telah termasuk ke dalam isi kertas kerja?, d. Apakah informasi angka-angka dalam kertas kerja telah disajikan dengan konsisten, misalnya mekanisme debit dan kreditnya telah seimbang?.

Pada akhirnya, ketua team pemeriksa sebagai penelaah kertas kerja harus menentukan apakah informasi dalam kertas kerja dapat memberikan sumbangan untuk mencapai tujuan pemeriksaan? Jika belum mencapai tujuannya, maka ketua team pemeriksa harus menentukan pekerjaan tambahan yang perlu dilaksanakan, menentukan penugasan tambahan pada anggota teamnya, merevisi rencana pemeriksaan, dan merevisi anggaran waktu dan biaya pemeriksaan.

Secara khusus ketua team pemeriksa harus mengumpulkan dan menelaah ringkasan kerja. Ringkasan kerja ini berisi temuan-temuan pemeriksaan sehinggan ringkasan ini sangat bermanfat untuk menyusun laporan hasil pemeriksaan. Ringkasan kerja yang baik mempunyai karakteristik sebagai berikut: a).  Setiap temuan pemeriksaan diberi nomor yang berurutan untuk memudahkan penelahaan terhadap refrensi pendukungnya, b). Setiap ringkasan diberi judul temuan dan diiikuti dengan paragraph yang menjelaskan temuan tersebut secara jelas, c). Dalam temuan tersebut dimuat pula diskusi mengenai kondisi unit organisasi atau kegiata n yang diperiksa, kriteria yang digunakan, pengaruh kondisi tersebut terhadap unit organisasi yang diperiksa, penyebab tibulnya kondisi tersebut, dan rekomendasi untuk mengoreksi penyebab tersebut. d). Informasi yang cukup yang menyajikan argumentasi yang masuk akal atas temuan-temuan tersebut. e). Fakta-fakta yang digunakan sebagai dasar temuan yang dibuat oleh pemeriksa dan refrensi silangnya pada kertas kerja.

Ketua team pemeriksa dalam menelaah ringkasan kertas kerja memberikan komentar-komentar mengenai: a). Format dan gaya. Ketua team pemeriksa harus jelas mengindentifikasikan kekurangan penting, organisasi , bahasa, susunan , indeks, dan refrensi silang kertas kerja, b). Mutu penyajian. Ketua team memeriksa memberikan komentar mengenai lengkap tidaknya informasi, logika dan alasan disajikan, kerapian dan kebersihan, kemudahan untuk dibaca, dan hal lainnya yang berhubungan dengan penyajian. c). Bukti pendukungnya. Ketua team harus mengidentifikasikan ketidakcocokan antara bukti dalam kertas kerja pendukung dengan kesimpulan kesimpulan yang dibuat. d). kecukupan teknis. Ketua team pemeriksa harus memperoleh kejelasan mengenai metode dan teknik yang digunakan untuk mengumpulkan dan menganalisis data. e). Relevansi. Ketua team pemeriksa harus memperoleh penjelasan mengenai ketidakkonsistenan antara pekerjaan pemeriksaan yang dilakukan dengan tujuan pemeriksaan yang relevan atau tugas yang dibebankan kepada anggota team pemeriksa.

Arsip latar belakang yang diselenggarakan oleh departemen pemeriksaan internal merupakan fasilitas penyimpanan untuk mengumpulkan dan memelihara informasi relevan yang berhubungan dengan organisasi secara keseluruhan, divisi, cabang, atau departemen dalam organisasi. Informasi yang biasanya disimpan oleh departemen ini dapat digolongkan menjadi :

1.      Arsip mengenai pemeriksaan meliputi : (a) surat en me antara perusahaan dengan pemeriksa eksternal, (b) hubungan, kerjasama, dan koordinasi kegiatan pemeriksaan antara pemeriksaan internl dan pemeriksa eksternal, (c) laporan pemeriksaan eksternal terhadap organisasi secara keseluruhan atau bagian-bagiannya secara terpisah, (d) surat pemeriksaan eksternal kepada manajemen mengenai kesimpuan keungulan dan kelemahan sistem perencanaan dan pengendalian manajemen serta rekomendasi perbaikannya, (e) laporan pemeriksaan yang dilakukan oleh pemeriksa internal yang bekerja dalam organisasi namun ditempatkan pada perusahaan anak atau divisi dalam perusahaan.

2.      Arsip organisasi sebagai ksatuan ekonomi meiputi : (a) angaran dasar dan anggran rumah tangga orgnisasi, (b) notulen pertemuan dewan komisaris dan pemegang saham, (c) laporan keuangan, (d) kontrak-kontrak dengan pihak lain yang masih berlaku.

3.      Arsip bagian organisasi meliputi : (a) Anggaran rumah tangga, laporan prestasi periodik, (b) laporan pemeriksaan internal sebelumnya, (c) bagan oraganisasi, (d) bagan alir sistem dan prosedur, (e) kebijakan dan pengarahan untuk bagian organisasi, (f) dan deskripsi karakteristik kegiatan.

Arsip latar belakang sangat diperlukan sebagai sumber informasi dalam pemeriksaan manajemen untuk

a)        Menganalisis dan menelaah tahap pemeriksaan pendahuluan dalam rangka untuk mengetahi gambaran umum obyek yang diperiksa

b)        Menentukan bagaimana, kapan, dan kepada siapa hasil pemeriksaan dikomunikasikan

c)        Mempertimbangkan rencana dan prosedur pemeriksaan terhadap tindakana koreksi yang dilakukan oleh manajemen atas ketidakefisienan yang ditemukan dalam laporan pemeriksaan sebelumnya

d)       Dipelajari oleh anggota staf pemeriksa yang baru sebagai bagian program orientasi dan pelatihan yang menyeluruh

e)        Referensi informasi dalam mempelajari saling hubungan antarbagian organisasi yang diperiksa.

Dalam menyelenggarakan arsip latar belakang secara efisien dihadapi dua tantangan utama yaitu manajer pemeriksaan internal harus selalu siap untuk menambah data baru yang belum termasuk dalam arsip dan manajer pemeriksaan internal harus menjaga agar tidak terjadi penyimpangan arsip yang berlebihan.

Beberapa pedoman untuk pengelolaan arsip yang baik meliputi kebijakan pemilihan data yang tepat untuk diarsipkan dapat mendorong penyelenggaraan arsip yang efisien dan efektif, arsip yang sudah usang atau tidak terpakai dapat dimusnahkan, program pengelolaan arsip yang efisien dan efektid meliputi pula prosedur untuk merevisi informasi yang ada di dalam arsip dan meniadakan arsip yang tidak relevan.

Kertas kerja adalah kertas-kertas bukti atau bentuk bukti lainnya yang dikumpulkan atau dibuat oleh pemeriksaan selama proses pemeriksaan untuk menunjukkan pekerjaan pemeriksaan yang telah dilakukankannya, metode dan prosedur pemeriksaan yang diikutinya, dan kesimpulan-kesimpulan yang telah dibuatnya.

Arsip kertas kerja setiap  obyek pemeriksaan menyimpan catatan yang didokumentasikan sebagai berikut :

a)        Ringkasan kegiatan pemeriksaan, telaah arsip latar belakang, dan komunikasikan dengan pihak-pihak yang berkepentingan seperti misalnya manajer unit organisasi yang diperiksa.

b)        Tujuan dan luasnya pemeriksaan terhadap obyek yang diperiksa, usulan rencana pemeriksaan atau program pemeriksaan pendahuluan, dan pengesahan rencana pemeriksaan oleh manajer departemen pemeriksaan.

c)        Pengumpulan bukti, sumber-sumber bukti, dan keterbatasan-keterbatasan yang mempengaruhi kepercayan terhadap bukti.

d)       Metode-metode yang digunakan untuk mengevaluasi, menganalisis, dan mengetes kredibilitas bukti.

e)        Kesimpulan-kesimpulan yang dibuat atas dasar bukti, termasuk alasan penjelasan untuk setiap kasus pemeriksaan.

f)         Luasnya dan hasil-hasil pengendalian dan penelaahan terhadap pemeriksaan

g)        Tindakan yang dibuat oleh manajemen unutk memperbaiki kelemahan dan kekurangan yang ditemukan dalam pemeriksaan.

Secara menyeluruh dokumentasi bukti dalam kertas kerja harus cukup dalam kuantitas dan mutunya sehingga kesimpulan yang diambil tidak bias. Secara umum, kertas kerja pemeriksaan manajemen yang bermutu mempunyai karakteristik sebagai berikut :

a)        Untuk meningkatkan efisiensi, kertas kerja yang digunakan hanya satu sisi, jadi tidak boleh digunakan bolak balik.

b)        Sedapat mungkin bentuk kertas kerja distandarisasi sehingga dapat dicetak dengan rapi lebih dahulu dan secara konsisten dapat memuat informasi penting yang diperlukan untuk pemeriksaan.

c)        Rapi dan mudah dibaca sehingga memudahkan penelaahannya.

d)       Lengkap dalam arti memuat semua informasi penting sehingga pada saat penelaahan tidak memerlukan penjelasan lisan.

e)        Ringkas namun jelas dalam arti kertas kerja memuat informasi pokok yang relevan dengan tujuan pemeriksaan dan menyajikan informasi secara sistematik dan dengan istilah-istilah yang jelas.

f)         Menggunakan metode pemberian nomor indek yang seragam, diberi judul, referensi dan referensi silang, tanggal, dan tanda tangan pemeriksa.

Perencaan dan pengendalian personalia pemeriksaan dilakukan melalui penentuan kebijakan dan prosedur personalia yang dibuat secara tertulis sehingga dapat digunakan sebagai pedoaman formal. Tanggung jawab penyusunan program seleksi dan pengembangan staf pemeriksaan terletak pada manajer departemen pemeriksaan. Penyusunan deskripsi tugas, wewenang dan tanggung jawab secara formal, jelas dan tertulis untuk setiap posisi tugas merupakan elemen penting dalam pengembangan staf pemeriksaan.

Jika staf pemeriksaan yang akan dilatih jumlahnya cukup banyak, pelatihan staf pemeriksaan dapat dilakukan di dalam organisasi. Sedangkan, apabila staf pemeriksaan yang akan dilatih jumlahnya sedikit maka pelatihan dapat diikutkan pada lembaga lain yang menyelenggarakan pelatihan bagi pemeriksaan manajemen, jika ada. Dalam suatu organisasi yang besar, peningkatan profesi pemeriksaan manajemen dapat pula dilakukan melalui penugasan staf pemeriksaan untuk menempuh pendidikan formal.

Untuk mengendalikan mutu pemeriksaan manajemen maka pemeriksa harus berperilaku etis. Perilaku etis merupakan masalah penting bagi profesi agar perofesi tersebut dapat berkembang dan bertahan hidup. Perilaku etis tersebut diatur oleh organisasi profesi dalam bentik kode etik profesional. Kode etik profesional merupakan ukuran minimal yang harus dipatuhi oleh para anggota profesional. Kode etik profesional diperlukan untuk menjaga perilaku, martabat, kehormatan dan integritas profesional.

Pemeriksaan internal mempunyai kewajiban untuk memiliki pengetahuan dan kecakapan untuk melaksanakan pemeriksaan internal. Hal ini berarti bahwa mereka diharapkan memiliki pendidikan dan kahlian yang diperlukan untuk menerapkan norma, prosedur, dan teknik pemeriksaan. Pemeriksaan internal harus mampu untuk meggunakan laporan dan catatan keuangan serta cakap untuk menggunakan prinsip dan teknik-teknik akuntansi yang diperlukan.

Pemahaman terhadap prinsip-prinsip manajemen diperlukan karena pemeriksaan diharapkan dapat menelaah dan milai sistem perencanaan dan pengendalian manajemen. Pemahaman tersebut meliputi kemampuan untuk menerapkan konsep-konsep dan teknik-teknik untuk situasi yang bersifat khusus untuk mengidentifikasikan penyimpangan-penyimpangan yang signifikan dan untuk menyelesaikan penelitian yang diperlukan dalam rangka membuat kesimpulan-kesimpulan yang masuk akal. Pengetahuan dalam bidang akuntansi, ekonomi, dan hukum dagang, perpajakan, pembelanjaan, metode-metode kuantitatif, dan sistem informasi yang dikomputerisasi sangat bermanfaat bagi pemeriksa untuk menghadapi masalah-masalah yang potensial dan untuk menentukan apakah bantuan dari pihak luar diperlukan dalam pemeriksaan.

Kemahiran jabatan merupakan syarat yang ditentukan oleh norma pemeriksaan dan kemahiran tersebut merupakan alt pengukur kualitas pelasaan pemeriksaan yang dilakukan oleh pemeriksa internal. Untuk memenuhi norma tersebut, seorang pemeriksa internal harus memiliki kemahiran dan keahlian yang diperlukan oleh pemeriksa internal sesuai dengan kondisi-kondisi yang dihadapi. Pemeriksa internal harus menaruh perhatian terhadap penugasan-penugasan yang sifatnya kompleks, namun penugasan ini tidak boleh berakibat timbulnya kesalahan-kesalahan dalam pemeriksaan.

Seorang pemeriksa internal harus selalu waspada terhadap bukti yang secara potensial atau secara nyata memberi kesan tejadinya pelanggaran, kesalahanm kelalaian, ketidakefisienan, pmborosan, dan konflik kepentingan. Jika dalam pemeriksaan diperoleh bukti terjadinya tindakan yang ilegal atau ketidakberesan, maka manajer departemen pemeriksaan harus menginformasikannya kepada manajer atasan unit organisasi yang diperiksanya. Pemeriksa internal mungkin akan memberikan rekomendasi akan perlunya penyelidikan secara ekstensif dan selanjutnya departemen pemeriksa internal bertanggung jawab unutk menentukan temuan-temuan secara lengkap dan menyampaikannya kepada manajemen puncak.

Kemahiran jabatan memerlukan penerapan keahlian dan pertimbangan pemeriksa dalam melaksanakan pemeriksaan terhadap obyek yang diperiksa. Keahlian dan pertimbangan tersebut meliputi pula keputusan untuk menentukan lingkup pemeriksaan, temuan-temuan yang ptning atau signifikan, efektivitas dan efisiensi sistem perencanaan dan pengendalian, serta elemen biaya dan manfaat untuk setiap tahap pemeriksaan.

Pemeriksaan manajemen dengan kemahiran jabatannya, juga perlu mempertimbangkan efektivitas dan kelogisan standar yang ditentukan oleh manajemen untuk menilai prestasi pelaksanaan. Jika dalam unit organisasi yang diperiksa tidak ada standar penilaian prestasi yang cocok, maka pemeriksa dengan persetujuan manajemen unit yang diperiksa harus mengembangkan standar yang cocok untuk unit organisasi yang diperiksanya. Jika persetujuan manajemen unit yang diperiksa tidak diperoleh, pemeriksa dapat menggunakan alat pengukur lainnya yang baik dan tersedia sesuai dengan kondisi unit organisasi yang diperiksa dan dalam laporan pemeriksaannya pemeriksa memberikan mengenai ketidaksetujuan manajer unit organisasi yang diperiksa tersebut. Jika manaejemen unit organisasi yang diperiksa telah menyusun standar, departemen pemeriksaan bertanggung jawab untuk menentukan apakah standar tersebut cocok bagi dan diterapkan untuk unit organisasi yang diperiksa.